Zó stel je een goede factuur op

Het aantal wanbetalers in het bedrijfsleven is sinds vorig jaar ruim 20
procent gestegen. Dat is lastig voor ondernemers, want zij hebben in deze
crisistijd het geld harder nodig dan ooit.

Een goede factuur kan helpen om rekeningen sneller betaald te krijgen. Als je
bijvoorbeeld niet expliciet omschrijft op welke producten of diensten je
factuur betrekking heeft, is de kans groot dat de rekening bij de klant
blijft liggen, omdat voor hem onduidelijk is waarvoor hij een rekening
krijgt. En als je je rekening niet aan de juiste persoon of afdeling richt,
loop je het risico dat de nota door de organisatie gaat zwerven en te laat
wordt betaald.

Doornummeren

Ook om problemen met de fiscus te voorkomen is het van belang een correcte
factuur op te stellen. Voorzie elke rekening van een uniek factuurnummer en
nummer de facturen door. “Zorg ervoor dat er geen gaten ontstaan.
Anders roept dat vragen op bij de Belastingdienst”, waarschuwt Harpert de Jongh,
eigenaar van administratie- en accountantskantoor CijferMeester
in Almere.

Vereenvoudigde factuur

Voor rekeningen van 100 euro of lager is sinds kort een vereenvoudigde factuur
toegestaan, waarop alleen de factuurdatum, naam en adres van de leverancier,
aard van de geleverde goederen/verrichte diensten en het te betalen
btw-bedrag hoeven worden vermeld.

Aan rekeningen met een hoger factuurbedrag worden meer eisen gesteld. Zo moet
je op deze nota’s onder andere ook het btw-nummer, het nummer van de
Kamer van Koophandel, het adres van de afnemer en de datum waarop je je
product of dienst hebt geleverd vermelden.

Soms is nog extra informatie vereist. Als er bijvoorbeeld een bijzondere
btw-regeling van toepassing is (bijvoorbeeld als de btw is verlegd of als je
producten of diensten levert die zijn vrijgesteld voor de btw), moet je dit
expliciet vermelden. En als je levert aan een klant uit het buitenland, hoor
je ook het btw-nummer van de klant te vermelden. En zo zijn er nog meer
bijzondere situaties.

Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de
regels. Als je een verkeerde factuur verstuurt, riskeer je namelijk een
boete van maximaal 4.920 euro. Informeer dus goed welke informatie op jouw
nota’s hoort te staan en roep bij twijfel de hulp in van een administratiekantoor.

Speelruimte

Je moet je factuur versturen vóór de vijftiende van de maand die volgt op de
maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. Heb je op 23 maart een
dienst verricht, dan moet de rekening dus voor 15 april de deur uit.

Binnen die termijn is er enige speelruimte, die je kunt benutten. Als
ondernemer moet je de ontvangen btw afdragen, na aftrek van btw die je zelf
hebt betaald. Voor het bepalen van de btw- afdracht zijn de factuurdata uit
het betreffende kwartaal leidend: btw die je in december in rekening brengt,
moet je in januari afdragen, maar btw die je in januari heft, pas in april.

Als de rekening van december in januari nog niet is betaald, moet je het
btw-bedrag voorfinancieren. Heb je in die maand een hoge omzet gedraaid, dan
kan dit behoorlijk oplopen en moet je mogelijk zelfs een lening afsluiten om
de btw-afdracht te kunnen financieren. In dat geval kan het uit
liquiditeitsoogpunt verstandig zijn een deel van de omzet in het volgende
kwartaal te factureren, zodat deze voor de btw-afdracht in het volgende
kwartaal valt.

Spaarpotje

Harpert de Jongh ziet ook nadelen aan deze methode. “Je moet langer op je geld
wachten. Bovendien heeft doorschuiven van de nota naar januari een negatieve
invloed op de winst- en verliesrekening van het voorgaande jaar. Als je een
krediet nodig hebt, dan kan dat ertoe leiden dat de bank je minder wil
uitlenen, omdat de bank kijkt naar je resultaten.”

Om het liquiditeitsproblemen bij de btw-overdracht te voorkomen, heeft De
Jongh een andere oplossing. “Open twee zakelijke bankrekeningen: een
spaarrekening en een lopende rekening. Maak vervolgens als een factuur wordt
betaald steeds een deel over naar de spaarrekening. Je legt zo een spaarpotje
aan waarvan je de btw-afdracht en je voorlopige aanslagen kunt betalen.”

Betalingstermijn

Een belangrijk onderdeel van je factuur is de betalingstermijn. Voor
particuliere klanten wordt vaak een termijn van veertien dagen gehanteerd en
voor zakelijke klanten dertig dagen. Bij rekeningen tussen bedrijven mag
volgens de wet een termijn van zestig dagen worden afgesproken.

Een langere periode is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit
voor geen van beide partijen nadelig is. Zijn er onderling geen afspraken
over gemaakt, dan geldt sinds kort een betalingstermijn van dertig dagen.
Neem je betalingstermijn expliciet op in je leveringsvoorwaarden, om
misverstanden te voorkomen.

Houd de betalingstermijn goed in de gaten en kom direct in actie als betaling
achterwege blijft. “Wees hier consequent in”, adviseert Harpert de Jongh.
“Hanteer steeds dezelfde periodes waarin je een betalingsherinnering
verstuurt. Dat stimuleert de betalingsmoraal en verkleint het risico dat je de
vordering moet afschrijven.”

Incassobureau

Blijft een betaling ondanks betalingsherinneringen en aanmaningen achterwege,
dan kan een incassobureau soelaas bieden. “Kies wel voor een goed bureau,
dat aan jouw commerciële belangen denkt”, waarschuwt De Jongh. “Er zijn
incassobureaus die vervelende brieven versturen, waarin ze direct dreigen de
factuur in handen van de rechtbank te geven. Je krijgt het bedrag dan
misschien wel, maar raakt een klant kwijt. Ga daarom alleen in zee met een
incassobureau dat de juiste toon aanslaat en maak heldere afspraken over de
manier waarop klanten worden benaderd.”

Mocht een rekening oninbaar blijken, omdat de klant failliet is of met de
noorderzon is vertrokken, dan moet je het factuurbedrag afboeken en de omzet
corrigeren.